Il Centro Sperimentale di Cinematografia è un organismo complesso in cui coesistono diverse vocazioni istituzionali e multiformi realtà archivistiche. Il suo patrimonio, conservato prevalentemente da uno dei due Settori costitutivi, la Cineteca Nazionale, è imponente sia per consistenza sia per inestimabile valore storico, artistico, culturale. Esso è in continua crescita grazie al Deposito legale della produzione cinematografica, alle recenti disposizioni in merito ai Piani ministeriali di digitalizzazione degli audiovisivi e, in generale, per l’acquisizione costante di fondi documentari di pregio. Tale patrimonio richiede un incessante adeguamento nelle strategie di gestione e di valorizzazione delle collezioni. 

L'enorme impatto del digitale sulla produzione e sulla fruizione cinematografica, e di conseguenza, sugli aspetti di trattamento archivistico e sulle strategie di preservazione e di restauro del film, ha reso necessario un progetto che prevedesse da una parte l’aggiornamento tecnologico del sistema di gestione del patrimonio informativo, ossia una nuova e più efficiente Banca dati, dall'altra la realizzazione di un'infrastruttura software e hardware (MAM-Media Asset Management/MWM-Media WorkFlow Manager) specificamente dedicata alla gestione dei file, alla loro metadatazione e alla loro conservazione a lungo termine. I due sistemi sono stati sviluppati in un'ottica d'integrazione e di scambio reciproco. Il flusso vede nella Banca dati la sede dei metadati delle opere filmiche e dei materiali d’archivio collegati, e nella MAM- MWM il sistema di orchestrazione dei flussi digitali ai fini della loro conservazione, da uno storage ad altissime prestazioni e con elevati sistemi di sicurezza ad una Tape library innovativa e in grado di espandersi; successivamente, mediante migrazioni programmate, i file saranno copiati su supporti di generazioni successive. Lo scambio dei dati è circolare: la MAM- MWM acquisisce i metadati dalla banca dati e restituisce alla banca dati le informazioni tecniche relative ai file e ai processi generati. La banca dati li registra, li integra nel quadro degli asset della Cineteca Nazionale e li rende disponibili fino alla visione del film attraverso file in bassa risoluzione (Proxy). Ad oggi, nel corso di un anno sono state conservate circa 6.000 opere, fra film e seriali, e sono stati prodotti 22.000 item digitali, di cui oltre 5.000 proxy di visione.

Tanti gli obiettivi del progetto, dunque, in cui ha avuto un ruolo decisivo il costante confronto fra i funzionari esperti del CSC, della Divisione Innovazione e Conservazione Digitale e della Cineteca Nazionale, e i professionisti di società leader nel settore (HPE-Regesta.exe) sia sulle scelte logico-architetturali dei sistemi sia sulla stesura dei requisiti utente e di sviluppo. Un confronto che ha condotto alla realizzazione di un sistema articolato, improntato agli standard e alle buone pratiche più avanzate, e, nel contempo, personalizzato sui processi di digitalizzazione delle immagini in movimento, alla loro peculiare catalogazione, alla loro diffusione. Un proposito quest’ultimo che vedrà la comunicazione di quei dati afferenti al patrimonio, ma esclusivamente significativi ai fini della ricerca scientifica, della circolazione e, in generale, della crescita della comunità virtuale sempre più ampia e internazionale. L’interfaccia della Banca dati con accesso pubblico sarà resa disponibile attraverso la rete con funzioni di ricerca amichevoli, ma in osservanza delle disposizioni di legge in materia di privacy e di diritto d’autore.

In sintesi, l’infrastruttura si sostanzia del dialogo fra:

la Banca dati, che consente la descrizione catalografica integrata dei documenti filmici (analogici e digitali), fotografici, grafici e permette la contemporanea consultazione dei connessi materiali cartacei (archivi personali, documentazione extra filmica). Essa contempla schede di Gestione di magazzino per il completo controllo della Movimentazione dei materiali, e una struttura dati che consente la raccolta organica delle informazioni sul processo di restauro.

la MAM-MWM che garantisce, attraverso un'avanzata tecnologia di rete, la convergenza, sia della comunicazione dei dati sia dello storage, in un'unica infrastruttura; la massima scalabilità e flessibilità per la gestione dei contenuti digitali e la loro archiviazione a lungo termine in modo sicuro, protetto, e ridondato.